Przejście z formy papierowej na cyfrową dokumentów znajduje coraz więcej zwolenników. Digitalizacja pozwala zachować porządek w archiwum, a dodatkowo umożliwia znajdowanie niezbędnych dokumentów wtedy, gdy są potrzebne. Problemem może być jednak sam proces digitalizacji. Jak wybrać najlepsze rozwiązanie?
Dlaczego warto postawić na digitalizację?
Skanowanie dokumentacji to odpowiedź na potrzeby współczesnych przedsiębiorców, którym zależy zarówno na czasie, jak i na ograniczeniu ilości papierów w archiwum. Przejście z formy papierowej na cyfrową jest pożądane zwłaszcza w kontekście nowo wprowadzonej w obieg dokumentacji, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby uczynić to również z archiwalną. Skanowanie dokumentów pozwala:
-
utrzymać porządek w archiwum,
-
znaleźć je w krótkim czasie na żądanie kontrahenta, pracownika czy organu przeprowadzającego kontrolę,
-
zabezpieczyć dane przed wyciekiem,
-
zabezpieczyć dane przed degradacją.
Jaką metodę skanowania wybrać?
Wydaje się, że skanowanie, a następnie archiwizacja list obecności, akt osobowych czy wniosków urlopowych zawsze wygląda tak samo. Rzeczywiście, użytkowanie firmowego skanera nie generuje dodatkowych możliwości, jednak praca z nim jest niezwykle czasochłonna. Dlatego z pomocą przychodzą specjalistyczne firmy, które wykorzystują nowoczesne techniki, umożliwiające skanowanie całego archiwum. Ich usługi stanowią odpowiedź na potrzeby przedsiębiorców planujących całkowite przejście z formy papierowej na cyfrową. Prawo dopuszcza takie rozwiązanie, ale pod pewnymi warunkami. Najważniejszy dotyczy właściwej ochrony danych zarówno w momencie skanowania, jak i archiwizowania.
Skanowanie dokumentów – droga ku nowoczesności
Jeśli prowadzisz firmę, prędzej czy później zetkniesz się z tematem digitalizacji. Nowoczesne przedsiębiorstwa już wdrożyły stosowane procedury, inne są na etapie planowania. Nie warto jednak odwlekać podjęcia odpowiednich kroków, w czym pomoże profesjonalna firma niszcząca dokumenty. Specjaliści zajmą się przygotowaniem ich do skanowania, a następnie przeprowadzą cały proces tak, aby zapewnić ochronę danych. Zadbają także o dodatkowe zabezpieczenia dokumentacji elektronicznej przy jednoczesnej utylizacji dokumentów papierowych. Archiwum w chmurze ułatwia dostęp do plików i daje nad nimi większą kontrolę. Pozwala też ograniczyć ryzyko – dokumenty papierowe narażone są na działanie wielu czynników zewnętrznych, podczas gdy dokumentacji elektronicznej nie można zalać czy spalić.
Skanowanie dokumentacji krok po kroku
Jeśli wiesz już, że digitalizacja to rozwiązanie dla Twojej firmy, sprawdź, jak przebiega krok po kroku. W pierwszej kolejności zastanów się, czy chcesz skanować bieżące dokumenty, czy również te, które znajdują się w archiwum. Następnie trzeba będzie odpowiednio zabezpieczyć je na czas skanowania, tak aby akta nie uległy zniszczeniu, nie zgubiły się, nie padły ofiarą kradzieży. Dopiero po zeskanowaniu i upewnieniu się, że pliki są zabezpieczone, jak należy, można zniszczyć dokumenty papierowe. Nie ma prawnego obowiązku przechowywania ich jednocześnie w dwóch formach, a taka praktyka generuje dodatkowe ryzyko. Pamiętaj jednak, że niszczenie musi odbywać się zgodnie z normami. Odtworzenie danych w żadnym wypadku nie będzie możliwe, jeśli zostaną spełnione wszelkie standardy. Warto korzystać z pomocy specjalistów zarówno na etapie planowania zmian, jak i w trakcie ich wdrażania, co daje gwarancję bezpieczeństwa.
Artykuł sponsorowany
